Voor een zzp’er is de zaak simpel: één mobiel abonnement en klaar. Zodra er een tweede en derde persoon bijkomt, gaat dat wringen. Klanten bellen een privénummer, niemand weet wie er opneemt als iemand vrij is, en een gemist gesprek is een gemiste opdracht.

Waar het misgaat bij losse mobiele nummers

Iedereen zijn eigen nummer klinkt praktisch, maar het maakt je bedrijf afhankelijk van wie er toevallig beschikbaar is. Gaat er iemand uit dienst, dan vertrekt het nummer waarop klanten hem gewend waren. En wie de zaak overneemt, begint bij nul.

Daarnaast mis je alles wat een centrale wel kan: doorverbinden zonder ophangen, een wachtrij als het druk is, een keuzemenu, en inzicht in hoeveel gesprekken er onbeantwoord blijven. Dat laatste is meestal het cijfer waar ondernemers van schrikken.

Wat een zakelijke oplossing toevoegt

Bij een zakelijke telefonie-oplossing draait de centrale in de cloud en verbinden toestellen, laptops en mobiele telefoons zich daarmee via internet. Het maakt niet meer uit waar iemand zit: dezelfde functies werken thuis, op kantoor en onderweg.

Een vast bedrijfsnummer blijft daarbij het aanspreekpunt, en achter de schermen bepaal je zelf waar dat uitkomt. Bij PBXcomplete staat uitgelegd welke functies daar standaard bij horen en hoe de koppeling met bestaande nummers verloopt.

Uitbreiden gaat vanaf dat moment via een instelling in plaats van via een afspraak met een monteur.

Wat je vooraf regelt

Begin met de vraag welke nummers je wilt behouden. Nummerbehoud is goed geregeld in Nederland, maar het vraagt wel dat je het tijdig aanmeldt en dat je rekening houdt met lopende opzegtermijnen. Niets is vervelender dan een overstap die daarop vastloopt.

Kijk daarnaast naar je internetverbinding. Telefonie via internet betekent dat je afhankelijk bent van die verbinding, dus een stabiele lijn en liefst een terugvaloptie via mobiel internet zijn geen overbodige luxe.

Koppelingen leveren de meeste tijdwinst

De functie die in de praktijk het meest oplevert, is niet het keuzemenu maar de koppeling met je klantsysteem. Zie je bij een inkomend gesprek meteen wie er belt en wat de laatste afspraak was, dan scheelt dat elke keer een halve minuut zoeken en maakt het gesprek meteen persoonlijker.

Ga daarom na welke software je dagelijks gebruikt en of daar een koppeling voor bestaat. Dat weegt bij de keuze zwaarder dan het verschil van een euro per gebruiker per maand.

Plan de overstap op een rustig moment

Een migratie verloopt zelden helemaal vlekkeloos. Kies een periode waarin het wat rustiger is en zorg dat er de eerste dagen iemand beschikbaar is die instellingen kan bijstellen. Vrijwel altijd blijkt achteraf dat een doorschakeling of een openingstijd net anders moet.

Informeer je team kort vooraf: welk toestel of welke app ze gebruiken, hoe ze doorverbinden en waar ze terechtkunnen met vragen. Een half uur uitleg voorkomt een week aan losse vragen.